ミーティングを効率的に勧める方法

IDEA*IDEAより
「ミーティングで使えるちょっとした話法いろいろ」
http://www.ideaxidea.com/archives/2008/02/post_374.html
「ストレスフリーのホワイトボード術」
http://www.ideaxidea.com/archives/2006/08/post_116.html

以上の２つの記事があまりにもお役立ちでした。

会議の進め方・・・マニュアル本は出てるんだろうけど、
基本的に読みませんもんね、そんなハウツー本って。

考えてみれば学校時代にやった学級会って、
社会に出てからの会議の練習だったんじゃないかしら。

どれだけの先生がそれをわかってて、かつ実践的に行っているんだろう。

ちなみにわが母校に昨年お邪魔して授業を覘いたところ、
中学生相手に国語の授業でKJ法教えてました。

そんくらいやんなきゃ、やっぱリーダーって育たないと思います。

以下、２つの記事を僕なりにまとめてみたものです。

備忘録的にね。ざくっとね。

■会議の準備段階（10分以内で終わらせる）

・まず、ホワイトボードの右側に区切り線をひく

・「今日は○○を決めます」
⇒MTGの目的・着地点の確認⇒ホワイトボードに書く

・「今日は○時までです」
⇒時間的なゴールの設定⇒ホワイトボードに書く

・「他に議題はありますか？（決めることありますか？）」
⇒全員の「決めておきたいこと」の確認
⇒ホワイトボードに列挙、無いなら無いでいいし、多くてもいい

・この時点で、議題と時間の配分をシミュレートして、無理そうなら優先順位をつける

■会議中に使えるフレーズ

・「何分あればお話（説明・プレゼン）できますか？」
　何か提案や説明、プレゼン等をふる場合に使用。ムダに時間を浪費させない

・「じゃ、○○が解決したとして・・・」
　問題解決のためにひっかかるところをあえて置いておく
　オーケストラ指揮法でいう「曲を全部通す」こと
　後で結果的に解決したり、大した問題でなくなったりする

・「それは質問ですか？意見ですか？要望ですか？」
　本人の喋る目的をリーディングしてあげる、ムダに長引かせない

・「あまり時間はないですが、今は何を決めますか？」
　司会は「いま決められないことについて、いまどうするか？」を考える

・「いつまでにやりますか？」
　期限を決めて、スムーズにことを進められるようにする
　このとき、けして押し付けやプレッシャーにならないように

・「どうフォローアップしましょうか？」
　しんどそうな仕事に関してはサブをその場で決めてしまい、メインがつぶれてしまわぬようにする

・「他にもやることありますよね？」
　いろいろ引き受けてしまう人がいる
　その人がしんどくなるから・・・というのもあるが、仕事を落としてしまわないように全体を考えて、こう言ってあげる

・「じゃあ、TO DOをまとめますか」
　最終的にミーティングは「誰が何をするか」、これを決めるもの
　だから、最後にそれぞれの仕事を確認し、可視化をしてあげなければならない。

■ホワイトボードを使う意味が大きい

・視線を一人に集中させない
　みんなに見られると話しづらいし、人を責める格好になりがち
　あくまで課題は「問題解決」なので、問題の方を見ること

・話の進捗状況が見えるのでダラダラと話が進まないですむ

・司会も話のロジスティクスが付けやすくなる